Kantineordninger og skat: Her er reglerne, mange arbejdsgivere overser

En kantineordning kan være et attraktivt personalegode, men den er ikke automatisk skattefri. Kort fortalt afhænger beskatningen af, hvordan ordningen er sammensat, hvad medarbejderne betaler, og om visse grundlæggende betingelser er opfyldt. Mange arbejdsgivere overser netop disse detaljer og risikerer derfor at indberette forkert eller at blive mødt med efteropkrævninger.

De centrale regler for kantineordninger som personalegode administreres af SKAT og fastlægger, hvornår medarbejdernes måltider kan anses som et skattefrit gode, og hvornår de skal beskattes. Det er især vigtigt at kende grænsen mellem almindelig frokostordning og mere omfattende bespisning, da skattemæssige konsekvenser kan opstå relativt hurtigt.

Hvornår kan en kantineordning være skattefri?

En kantineordning kan som udgangspunkt være skattefri for medarbejderne, hvis der er tale om almindelige måltider, og hvis medarbejderne betaler mindst kostprisen. Kostprisen dækker virksomhedens direkte udgifter til råvarer, drift og eventuel ekstern leverandør.

Skattefriheden forudsætter blandt andet:

• at maden har karakter af et normalt frokostmåltid
• at der ikke ydes væsentlige tilskud ud over det tilladte
• at ordningen tilbydes bredt og ikke kun til udvalgte medarbejdere.

Hvis virksomheden betaler en for stor del af udgifterne, eller hvis måltiderne har karakter af luksus- eller repræsentationsbespisning, kan hele eller dele af ordningen blive skattepligtig. Det gælder også, selvom intentionen har været at tilbyde en almindelig kantineordning.

Hvad udløser beskatning i praksis?

Beskatning opstår typisk, når medarbejdernes egenbetaling ikke står mål med den faktiske værdi af måltidet. Mange virksomheder fastsætter en symbolsk frokostbetaling uden at dokumentere kostprisen, hvilket kan give problemer ved kontrol.

Andre forhold, der ofte udløser beskatning, er:

• gratis kaffe, frugt eller morgenmad i kombination med frokost
• differentierede priser for forskellige medarbejdergrupper
• manglende opdatering af priser ved stigende råvareomkostninger.

Her er det vigtigt at være opmærksom på, at SKAT ser på den samlede ordning. Små tilføjelser kan i sig selv virke uskyldige, men tilsammen kan de ændre den skattemæssige vurdering markant.

Dokumentation og indberetning er afgørende

Selv når en kantineordning er korrekt sammensat, er dokumentationen afgørende. Virksomheden skal kunne vise, hvordan kostprisen er beregnet, og hvordan medarbejderbetalingen er fastsat. Uden dokumentation kan en ellers korrekt ordning blive tilsidesat.

I praksis betyder det, at:

• leverandørfakturaer og interne opgørelser bør gemmes
• prisfastsættelsen bør genovervejes løbende
• ændringer i ordningen bør vurderes skattemæssigt, før de implementeres.

Fejl i indberetningen kan føre til, at medarbejderne beskattes bagudrettet, hvilket ofte skaber utilfredshed og administrativt ekstraarbejde for arbejdsgiveren.

Lokal sparring kan give klarhed i komplekse ordninger

For virksomheder med mange ansatte eller varierende arbejdstider kan kantineordninger hurtigt blive komplekse. Her vælger mange at få en faglig gennemgang for at sikre, at praksis stemmer overens med reglerne.

Driver du virksomhed på Fyn, kan en revisor i Svendborg hjælpe med at gennemgå kantineordningen og vurdere, om egenbetalingen er korrekt fastsat. På Amager kan en revisor i Tårnby være relevant, hvis der er behov for sparring om personalegoder og korrekt indberetning. Har virksomheden base i Storkøbenhavn vest, kan en revisor i Taastrup fungere som lokal sparringspartner i forhold til både dokumentation og skattemæssig vurdering.

Formålet med denne type sparring er ikke at ændre ordningen unødigt, men at sikre, at den nuværende praksis er holdbar.

Klarhed om kantinen giver ro i hverdagen

Kantineordninger er et område, hvor små fejl kan få store konsekvenser. Reglerne er detaljerede, og de ændrer sig i takt med både praksis og økonomiske forhold som prisstigninger. Derfor er det ikke tilstrækkeligt at fastlægge en ordning én gang og derefter lade den køre uændret år efter år.

Virksomheder, der løbende forholder sig til egenbetaling, dokumentation og indberetning, står stærkere ved en eventuel kontrol. Samtidig giver klare rammer større gennemsigtighed for medarbejderne, som undgår uventet beskatning. Når kantineordningen er korrekt indrettet og administreret, fungerer den som det, den er tænkt som: et praktisk og værdsat personalegode uden skattemæssige overraskelser.